Technische setup cohousing

Naast de belangrijke zaken voor een goed cohousingproject (fijne groep mensen, toffe locatie, enthousiaste stakeholders die meedenken...) is het ook handig om een aantal technische zaken op te zetten om alles vlot te laten verlopen.

Hoe doen wij het? Wij gebruiken volgende:

Dropbox

Dropbox voor al onze bestanden.

Dropbox laat je toe om mappen en bestanden heel eenvoudig constant met meerdere personen te synchroniseren. Elke aanpassing die je doet, wordt ook bij de andere gebruikers doorgevoerd.

Je kan dropbox installeren op je computer, maar je kan het ook gebruiken in je browser of op je smartphone.

Let op, standaard is een dropbox maar 2 GB, daar zit je snel over.

Website

Wij gebruiken Google Sites voor onze website. Je kan ook gerust voor een Wordpress gaan, of elke andere vorm waar meerdere mensen de site eenvoudig kunnen wijzigen.

Blog

Geen website zonder blog! Op een blog heb je nog wat meer vrijheid, kan iedereen gemakkelijk posten en kunnen je bezoekers ook reageren.

e-mail & domein

Alles geregistreerd bij one.com - niet duur, en je krijgt veel waar voor je geld. Je kan heel eenvoudig e-mailaccounts, aliasen en verdeellijsten maken. Handig voor je werkgroepen, of om wie af te spreken wie de mails krijgt van de zoekertjes, de websites...

Wij voorzien voor iedereen een persoonlijk e-mailadres voornaam@cohousingwaasland.be (dat duurt tot je 2 mensen met dezelfde voornaam hebt), en dan een hele resem verdeellijsten.

one.com biedt gelijk ook alles wat je nodig hebt voor een blog, forums, statistieken,

Forum

Cosessies alleen zijn vaak niet voldoende om alle onderwerpen aan bod te laten komen en uitvoerig te bespreken. Je kan proberen om via e-mail verder te praten, maar zal snel merken dat het niet zo overzichtelijk werkt - en een volle mailbox werkt snel demotiverend.

Een forum is een goede manier om gestructureerd over meerdere onderwerpen tegelijk te praten. Je kan je abonneren op secties die je belangrijk vindt, zodat je toch nog een mail krijgt als er iets gebeurt. Voor dringende onderwerpen, maken we vaak eerst een onderwerp op het forum, en sturen daarna 1 mail naar iedereen met direct de link naar dat onderwerp er in. Zo heb je toch maar 1 mail, en de eigenlijke discussie blijft op't forum.

JuFi

Gisterenavond kwam onze JuFi weer bij elkaar.

Mensen die de term voor het eerst horen, kijken altijd even op. De "juffies"? Wie zijn die mensen?
Omdat Juridisch-Financiële werkgroep toch altijd zo'n mondvol is, leek een afkorting ons gepast. Het speelse van JuFi vormt een mooie tegenhanger voor de veronderstelde saaiheid van een Juridisch-Financiële werkgroep.

Je kan je dan ook wel inbeelden dat we mensen van de werkgroep "communicatie" (kort: comms) dan ook wel eens "commies" durven noemen, en leden van de werkgroep "groepsvorming" (kort: groep) ook groepies (of schrijft dat groupies?).

Net zoals bij onze cosessies (=maandelijkse vergadering met de hele groep), werken ook de meeste werkgroepen met een roterend systeem van voorzitter en notulist: wie vorige keer noteerde, mag nu voorzitter zijn. Zo werk je op je eigen verslag en zou toch duidelijk(er) moeten zijn wat je vorige keer allemaal geschreven hebt.

Zo'n werkgroep begint altijd met een hele waslijst van zaken die moeten gebeuren. Je kan die op verschillende manieren aanpakken, elk met hun voor- en nadelen, elk meer geschikt op het ene moment, minder op het andere.

Vaste technieken die je vaak ziet terugkeren, toch al zeker bij JuFi:

1. Beginnen met afspraken maken voor de volgende cosessie. Wie presenteert de bevindingen van JuFi?
2. Meteen kijken wanneer de volgende JuFi's plaatsvinden, en Doodle(s) opstarten zodat er nog genoeg gepland zijn in de toekomst.
3. Agenda bekijken (want die is op voorhand opgesteld door de voorzitter) en de avond inplannen. Met de vorige verslagen & de tijdslijn even bekijken wat allemaal nog nodig is.
4. Dan heb je verschillende mogelijkheden:
1. De groep gaat op dat moment zelf aan het werk, ploegt door teksten, debateert, werkt reglementen uit, rekent financiën voor (of na!)... 
2. De groep verdeelt het werk (ofwel per individu, ofwel per mini-team). Soms wordt meteen ter plaatse voortgewerkt, soms wordt "huiswerk" meegegeven
5. Op het einde komt iedereen nog even samen om te bekijken wat de volgende stappen zijn.

De werkgroepen werken: het is erg motiverend om zo'n groep mensen samen aan een gemeenschappelijk doel te zien werken, je haalt er energie uit. Hoe concreter het eindresultaat wordt, hoe meer energie je haalt uit telkens weer een fase afwerken, telkens weer een milestone bereiken.

Samen verzet je bergen.